宣布完胡文霆的工作安排之后，几个人又寒喧了几句之后，曹林和韩处长就准备告辞离开，余跃平对胡文霆说道：“小胡你代我送一下他们。”于是胡文霆就在侧前方领路，一直把曹林和韩处长送到楼下，在看到他们上车离开后，才返身回到四楼办公室。
不一会之后，刘亚东来到了四楼办公室，他示意胡文霆跟他一起进去见余跃平，胡文霆上前轻轻地敲了敲门，得到允许后。他推开门，让刘亚东先进去，然后他才跟在刘亚东后面进了余跃平的办公室。刘亚东先向余跃平问好，然后说道：“余书记，要不就趁今天把胡秘书的事都一起办了？”余跃平点点头说：“行，亚东你着办吧。”
于是刘亚东就回头对胡文霆说道：“是这样的，现在你已经正式就任余书记的秘书，按照惯例余书记的秘书是要兼任秘书科科长的，同时经过我和余书记沟通，决定再给你压点担子，让你同时负责管理机要科的工作。也就是说你这个科长要同时管理两个科室。当然了，由于你资历尚浅，会暂时在你的科长前面加上代理两个字。”
因为刘亚东和他的谈话很随意，就像很平常的交待工作一样，因此胡文霆也就没有说一些决不辜负组织信任之类的套话，而只是认真地说道：“余书记，刘主任我一定努力把工作做好。”
随后，刘亚东带着胡文霆分别到了两位副书记江北和彭卫群的办公室，向他们以及他们的秘书介绍了胡文霆，两位副书记都对胡文霆表示赞赏并说了一些鼓励之类的话，而他们两人的秘书则热情地向胡文霆表示祝贺，并请胡文霆在今后的工作中多多给予关照。
接着刘亚东又把秘书科的刘子慧以及机要科的汪媛媛和邹丹招集到他的办公室，向他们宣布了胡文霆的任职，并要求他们今后要积极向胡文霆汇报工作。刘子慧故作恭敬地喊了一句：“胡科长好！”喊完之后，还朝胡文霆眨了眨眼睛，胡文霆没有理会。当机要科的两位秘书喊他胡科长时，胡文霆连忙摆手：“别，你们以后还是喊我胡秘书吧，这我还不习惯。”汪媛媛和邹丹都笑了笑没有说话。刘子慧又自言自语似的悄悄说了一句：“现在不习惯，喊着喊着不就习惯了嘛。”
最后还是刘亚东说道：“平时你们怎么称呼我不干涉，只要记住胡文霆同志是你们的领导就行了，工作方面的事必须及时向他汇报。”
然后是胡文霆的任职通知和分管工作形成了一个内部文件，发到了内部的各个部门，并在公告栏进行了张贴。
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